FACHZEITUNG "Sekretariat" März 2011
Diese Telefonpartner rauben Ihnen nicht nur Zeit, sondern oft auch den letzten Nerv: die Vielredner! Sie reden, obwohl alles gesagt ist. Vielredner unterbrechen ihre Gesprächspartner häufig und wischen Einwände einfach weg. Wie Sie den Redeschwall stoppen können? Ganz einfach: Setzen Sie klare Grenzen und signalisieren Sie, wann auch mal "Schluss" ist. Dabei ist ein Griff in die Trickkiste durchaus erlaubt. Legen Sie diese Telefonate beispielsweise auf ganz bestimmte Zeitpunkte.
Bleiben Sie höflich, aber ermuntern Sie den Vielredner nicht
Höflichkeit ist auch in solch schwierigen Situationen das A & O. Ihre Ansprechpartner können zu Recht erwarten, von Ihnen mit Respekt behandelt zu werden. Seien Sie deshalb höflich, bleiben Sie ernst, sachlich, geschäftsmäßig und konzentriert. Um den Redefluss Ihres Gegenübers einzudämmen, stellen Sie keine offenen Fragen ("Wie schätzen Sie die Angelegenheit ein?") und formulieren Sie keine Einwürfe, die zum Weiterreden ermuntern ("sehr interessant, das hätte ich nicht gedacht..."). Anderenfalls stärken Sie das Verhalten des Vielredners noch mehr.
Setzen Sie im Telefonat klare Stopp-Signale
Macht Ihr Gesprächspartner eine Atempause, kommt Ihre Chance, das Gespräch zu Ende zu führen. Fassen Sie das Gesagte zusammen: "Ich habe notiert, dass wir am kommenden Montag wieder telefonieren. Bis dahin habe ich die Sache recherchiert. Ich wünsche Ihnen noch einen erfolgreichen Tag. Auf Wiederhören." Eine andere Methode ist eher ungewöhnlich: Sprechen Sie schneller! Damit suggerieren Sie Zeitdruck und das wiederum dazu führt auch bei Vielredner dazu, nicht länger ausschweifend zu berichten, sondern sich kurz zu fassen. Behalten Sie den Gesprächsfaden in der Hand. Sie kennen sicher den Satz: "Wer fragt, der führt!" Ein weiterer Tipp lässt sich aus dem Sprichwort ableiten: "Reden ist Silber – Schweigen ist Gold!" Viele Menschen hören erst auf zu sprechen, wenn der andere nichts mehr sagt. Probieren Sie es aus: Hüllen Sie sich einfach mal in Schweigen.
Greifen Sie bei Telefonieren in die Trickkiste
Werden Sie selbst aktiv: Wenn Sie selbst anrufen und wissen, dass Ihr Gesprächspartner im Telefonat kein Ende findet, wählen Sie ganz bewusst den Zeitpunkt Ihres Anrufs. Melden Sie sich einfach kurz vor der Mittagspause oder kurz vor Feierabend, also in Momenten, zu denen auch ihr Gesprächspartner wenig Zeit hat. Signalisieren Sie gleich zu Anfang des Gesprächs, dass Sie wenig Zeit haben ("Ich will noch kurz mit Ihnen ... XY ... besprechen"). So vermeiden Sie eine Ausdehnung und der Vielredner fasst in wenigen Worten sein Anliegen zusammen.
Extratipp: Wenn es einmal gar nicht passt, seien Sie ehrlich und sagen Sie Ihrem Anrufer, dass Sie im Moment keine Zeit haben und sich dadurch kurz fassen müssen.
Von: Doris Weiler, SCS-Seminare-Coaching-Schulung, Ottweiler. Dipl.-Betriebswirtin und geprüfte Sekretärin. Seit 15 Jahren selbständige Managementtrainerin, Coach und Beraterin für Sekretärinnen, Ausbilder und Azubis. Referentin der Haufe Akademie